HCNS lần đầu chuẩn bị quà Tết thường nhận việc bằng một câu rất ngắn của sếp: “Năm nay em lo quà Tết nhé”. Không có file bàn giao, người làm năm ngoái đã nghỉ, còn danh sách thì mỗi phòng giữ một bản. Điều đáng sợ nhất không phải là chọn sai món quà. Mà là đến tuần tất niên mới phát hiện thiếu 20 phần, sai tên đối tác, hoặc hộp in logo chưa về.
Tin tốt là việc này có trình tự. Từ lúc xin ngân sách đến Tết Đinh Mùi (6/2/2027) khoảng 16 tuần, nhưng phòng HCNS chỉ thật sự bận trong 8 tuần. Bài này bày 8 tuần đó ra theo ngày, kèm checklist, khung tờ trình gửi sếp và những lỗi người mới hay vấp. Cuối bài có bảng checklist đủ cột để bạn chép sang Excel, dùng luôn cho buổi họp đầu tiên.
Trả lời nhanh: HCNS lần đầu chuẩn bị quà Tết nên đi theo 8 tuần: 5 tuần đầu (19/10–24/11/2026) để xin ngân sách, chốt danh sách, thu logo, duyệt mockup, ruột quà và mẫu thật; 3 tuần sau để chốt danh sách giao, nhận hàng, phát quà và lấy ký nhận.
- Chốt thiết kế hộp in logo trước 25/11/2026, vì hộp làm riêng cần khoảng 30 ngày sản xuất.
- Việc đầu tiên là hỏi sếp 3 câu: tặng ai, bao nhiêu tiền, cần nhận quà ngày nào.
- Tờ trình gửi sếp chỉ cần 1 trang, có 2 phương án ngân sách để sếp chọn.
- Cộng 3–5% quà dự phòng, chỉ định một người duyệt cuối.
- Nhận việc muộn: chốt thiết kế trong khoảng 10–15/12/2026 vẫn kịp; muộn hơn thì dùng hộp mẫu có sẵn gắn logo.
Nội dung chính
- HCNS lần đầu chuẩn bị quà Tết: việc của bạn thật ra gồm những gì?
- Chuẩn bị quà Tết cho công ty cần làm gì trước tiên?
- Lịch 8 tuần ngược từ Tết 6/2/2027 cho phòng HCNS
- Tuần 1–2: xin ngân sách và chốt danh sách người nhận
- Mẫu tờ trình ngắn gửi sếp: khung 7 ý
- Tuần 3–5: thu logo, duyệt mockup, ruột quà và mẫu thật
- Tuần 6–8: danh sách giao, nhận hàng, phát quà, ký nhận
- Checklist quà Tết tải về: file gồm những gì?
- Nhận việc muộn thì dồn lịch thế nào?
- Lỗi HCNS lần đầu hay mắc và cách tránh
- Câu hỏi thường gặp
- Kết luận
HCNS lần đầu chuẩn bị quà Tết: việc của bạn thật ra gồm những gì?
Việc của HCNS khi chuẩn bị quà Tết không phải là tự làm hộp hay tự đi mua từng món. Bạn là người điều phối: xin ngân sách, gom danh sách người nhận, thu logo, duyệt mẫu, chốt đơn, nhận hàng, phát quà và giữ giấy tờ. Xưởng lo sản xuất, còn bạn lo cho mọi quyết định được chốt đúng hạn.
Nghe thì đơn giản. Nhưng mỗi quyết định lại nằm ở một người khác: ngân sách ở sếp, danh sách đối tác ở phòng kinh doanh, logo ở marketing, thông tin hoá đơn ở kế toán. Vậy nên phần khó nhất của người mới là gom đủ người, đủ thông tin, đúng tuần.
Ba vai bạn phải đóng cùng lúc
- Người lập kế hoạch: biết tuần này phải xong việc gì, ai duyệt.
- Người giữ số liệu: một file danh sách chung, không để mỗi phòng một bản.
- Người chốt: gom góp ý thành một lần gửi, không để mockup đi năm vòng.
Việc nào không phải của bạn
Bạn không cần tự thiết kế hộp, không cần biết ép kim làm thế nào. Việc đó bên cung cấp làm và gửi mockup cho bạn xem. Điều bạn cần là biết hỏi đúng câu và duyệt đúng lúc. Riêng các mốc sản xuất của xưởng, bạn xem ở bài lịch đặt quà Tết doanh nghiệp 2027; bài này chỉ nói phần việc nằm trên bàn HCNS.
Chuẩn bị quà Tết cho công ty cần làm gì trước tiên?
Việc đầu tiên khi chuẩn bị quà Tết cho công ty là hỏi sếp ba câu: tặng những nhóm nào, ngân sách khoảng bao nhiêu mỗi phần, và cần cầm quà trong tay vào ngày nào. Có ba câu trả lời này, bạn mới lập được kế hoạch quà Tết công ty và tính ngược từng tuần.
Câu 1: Năm nay tặng ai?
Thường có ba nhóm: nhân viên, đối tác, khách hàng. Có công ty thêm nhóm lãnh đạo đơn vị bạn, nhà cung cấp, cộng tác viên. Hỏi rõ có tặng người nhà nhân viên hay nhân viên thời vụ không, vì đây là chỗ hay bị bỏ sót nhất.
Câu 2: Mỗi phần khoảng bao nhiêu?
Sếp có thể chưa có con số. Không sao. Bạn chỉ cần hỏi khoảng, ví dụ “nhân viên dưới 300k, đối tác 600k – 1 triệu”. Tờ trình ở phần dưới sẽ giúp sếp chốt con số cụ thể.
Câu 3: Ngày nào cần có quà?
Ngày Tết không phải hạn chót. Hạn chót thật là ngày tất niên, ngày phát quà, hay ngày đi chúc Tết đối tác. Những ngày này thường rơi vào giữa đến cuối tháng 1/2027, trước 23 tháng Chạp (thứ Bảy 30/1/2027).
Một mẹo nhỏ: ghi ba câu trả lời này thành email gửi lại sếp ngay trong ngày. Sau này ai hỏi “sao lại chọn mức này”, bạn có sẵn bằng chứng là đã hỏi và đã được trả lời.
Lịch 8 tuần ngược từ Tết 6/2/2027 cho phòng HCNS
Lịch 8 tuần của HCNS gồm 5 tuần liền từ 19/10 đến 24/11/2026 để chốt mọi quyết định, rồi 3 tuần rải rác trong tháng 12 và tháng 1 để chuẩn bị giao, nhận hàng và phát quà. Giữa hai chặng là khoảng 30 ngày xưởng sản xuất hộp, phòng HCNS chỉ cần theo dõi.
Bảng dưới không phải lịch sản xuất. Đây là việc trên bàn HCNS, mỗi tuần có một đầu ra cụ thể để báo cáo sếp.
| Tuần HCNS | Ngày | Còn tới Tết | Việc chính | Đầu ra để báo sếp |
|---|---|---|---|---|
| Tuần 1 | 19–25/10/2026 | 16 tuần | Hỏi 3 câu, viết tờ trình, xin ngân sách | Tờ trình có 2 phương án |
| Tuần 2 | 26/10–1/11 | 15 tuần | Chốt danh sách người nhận theo nhóm, thu logo, gửi yêu cầu báo giá | File danh sách bản 1, brief gửi bên cung cấp |
| Tuần 3 | 2–8/11 | 14 tuần | Nhận mockup và danh sách ruột quà đề xuất | Mockup chuyển người duyệt |
| Tuần 4 | 9–15/11 | 13 tuần | Gom góp ý một lần, duyệt mockup, duyệt ruột quà | Mockup bản chốt, danh sách ruột quà đã duyệt |
| Tuần 5 | 16–24/11 | 12 tuần | Xem mẫu thật, chốt số lượng cộng dự phòng, ký hợp đồng, chốt thiết kế | Hợp đồng, file “đã duyệt in” trước 25/11 |
| Tuần 6 | 14–20/12 | 8 tuần | Chốt danh sách giao, nội dung thiệp tên, thông tin hoá đơn, lịch phát | File giao hàng bản cuối |
| Tuần 7 | 4–10/1/2027 | 5 tuần | Nhận hàng, kiểm đếm, soát tên, cất kho theo phòng ban | Biên bản nhận hàng |
| Tuần 8 | 25–29/1/2027 | 2 tuần | Phát quà, giao đối tác, lấy ký nhận, gom chứng từ | Danh sách ký nhận, bộ hồ sơ cho kế toán |
Vì sao tuần 5 phải xong trước 25/11? Hộp in logo riêng cần khoảng 30 ngày sản xuất tính từ ngày chốt thiết kế, thêm 3–7 ngày đóng gói và 1–5 ngày giao. Chốt 25/11 thì quà về văn phòng khoảng đầu tháng 1, bạn còn gần ba tuần đệm để xử lý phát sinh.
Hãy chụp bảng này gửi sếp ngay tuần đầu. Sếp thấy bạn có lịch, các phòng khác cũng biết tuần nào bạn sẽ cần họ.
Tuần 1–2: xin ngân sách và chốt danh sách người nhận
Hai tuần đầu, HCNS cần có hai thứ: ngân sách được sếp duyệt và một file danh sách người nhận chung, chia theo nhóm. Chưa có hai thứ này thì chưa nên xin báo giá chính thức, vì báo giá phụ thuộc số lượng và mức quà từng nhóm.
Chia ngân sách theo nhóm, giữ chung một tông hộp
Người mới hay chọn một mức cho tất cả để đỡ rắc rối. Nhưng đối tác lâu năm nhận cùng hộp với nhân viên thử việc thì dễ bị hỏi lại. Cách gọn hơn: một tông hộp, đổi ruột theo nhóm. Nhìn là biết cùng một chương trình, chi phí vẫn chia được theo tầng.
| Nhóm người nhận | Khoảng ngân sách người mua hay chọn | HCNS cần hỏi thêm |
|---|---|---|
| Nhân viên chính thức | Dưới 300k hoặc 300–600k | Có tính nhân viên thời vụ, thử việc không? |
| Đối tác, khách hàng | 600k – 1 triệu | Ai giữ danh sách, ai đi trao? |
| Khách VIP, lãnh đạo đơn vị bạn | Trên 1 triệu | Có quy định nhận quà bên họ không? |
Đây là khoảng ngân sách phía người mua tự cân đối, không phải bảng giá. Giá thực tế tuỳ số lượng, kiểu hộp, có in logo riêng không và thời điểm chốt. Mẫu cho từng tầng có ở trang quà tặng nhân viên và quà tặng đối tác.
Để sếp dễ hình dung ba tầng ngay trong buổi họp, đây là ba set cùng không khí Tết ở ba mức: Cát Tường cho nhân viên, Đào Hồng cho nhóm cần số lượng vừa, Đoàn Viên cho đối tác.
File danh sách: một file, một người giữ
Đây là phần nhiều người bỏ qua: danh sách người nhận là thứ hay sai nhất, không phải hộp quà. Tạo một file Excel chung, mỗi phòng điền vào đúng sheet của mình, chỉ mình bạn được sửa cột chốt. Cột tối thiểu: nhóm, họ tên, cách xưng hô, đơn vị, địa chỉ giao, số điện thoại, người phụ trách trao.
Chỉ thu những trường cần để giao và in thiệp. Không cần lương, không cần số căn cước. Làm vậy vừa gọn, vừa đúng tinh thần quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân (Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và văn bản hướng dẫn).
Mẫu tờ trình ngắn gửi sếp: khung 7 ý
Tờ trình quà Tết gửi sếp nên gói trong một trang, gồm 7 ý: mục đích, nhóm người nhận và số lượng, hai phương án ngân sách, hình thức quà, tiến độ, đơn vị cung cấp và điều kiện, và điều cần sếp quyết. Sếp đọc trong hai phút là chọn được.
Dưới đây là khung ý. Chỗ trong ngoặc vuông bạn điền số liệu thật của công ty mình, đừng lấy số ở đâu khác.
- Kính gửi và mục đích: “Đề xuất chương trình quà Tết Đinh Mùi 2027 để tri ân [nhân viên / đối tác / khách hàng].”
- Nhóm người nhận và số lượng: [nhóm A: số lượng], [nhóm B: số lượng], cộng dự phòng [3–5%].
- Hai phương án ngân sách: phương án tiết kiệm [mức/phần × số lượng] và phương án nâng cấp [mức/phần × số lượng]. Ghi rõ tổng từng phương án.
- Hình thức quà: set hộp cứng in logo công ty, ruột quà theo nhóm, thiệp ghi tên [có / không].
- Tiến độ: ngày cần duyệt ngân sách [ngày], chốt thiết kế trước 25/11/2026, nhận hàng đầu tháng 1/2027, phát quà [ngày tất niên].
- Đơn vị cung cấp và điều kiện: có mockup, có mẫu thật trước khi chạy số lượng, ký hợp đồng, xuất VAT; báo giá kèm điều kiện về số lượng và thời điểm.
- Đề nghị sếp quyết: chọn phương án [1 hay 2], và người duyệt mockup cuối là [tên].
Vì sao nên có hai phương án?
Một phương án thì sếp chỉ còn “đồng ý” hoặc “làm lại”. Hai phương án thì sếp chọn, và cuộc họp kết thúc trong một lần. Thế mà nhiều người mới chỉ nộp một con số rồi chờ cả tuần.
Có cần quyết định tặng quà Tết không?
Nhiều công ty ban hành quyết định hoặc thông báo tặng quà Tết để có căn cứ hạch toán. Có cần hay không, mẫu nào, bạn nên hỏi kế toán công ty mình. Phía mua hàng thì AuraGift ký hợp đồng và xuất hoá đơn VAT cho đơn quà.
Tuần 3–5: thu logo, duyệt mockup, ruột quà và mẫu thật
Tuần 3 đến tuần 5 là chặng quyết định của HCNS: nhận mockup trong 3–7 ngày, gom góp ý một lần, duyệt danh sách ruột quà, xem mẫu thật rồi chốt thiết kế trước 25/11/2026. Mọi thay đổi nên dồn vào chặng này, vì sửa sau khi đã chốt in sẽ làm lùi lịch.
Thu logo đúng file ngay từ tuần 2
Xin phòng marketing file vector (AI, PDF hoặc SVG) và mã màu. Logo cắt từ ảnh chụp hay file Word sẽ vỡ nét khi in lên hộp. Nếu công ty chưa có file gốc, báo sớm để bên thiết kế vẽ lại, đừng đợi đến tuần 4.
Duyệt mockup: một người duyệt cuối
Mockup nên gửi cho một nhóm nhỏ: sếp, marketing, HCNS. Bạn gom ý kiến trong 1–2 ngày rồi gửi bên cung cấp một email góp ý đã gộp. Mỗi vòng sửa lẻ tẻ thêm vài ngày, cộng lại là mất nguyên tuần giữa mùa cao điểm.
Muốn xem trước logo nằm trên nắp trông thế nào, bạn có thể thử đặt logo lên hộp trước buổi họp duyệt. Các cách ép kim, dập nổi, in UV được giải thích dễ hiểu ở bài in logo lên hộp quà.
Một mẹo nhỏ từ xưởng: logo có nét rất mảnh ép kim dễ bị lấp nét. Nếu logo công ty bạn nhiều chi tiết nhỏ, hãy hỏi thẳng trên mockup nên ép kim hay in UV. Và ép kim vàng trên giấy cán màng mờ thường lên màu sang hơn trên giấy bóng.
Duyệt ruột quà: hỏi hạn dùng, hỏi phương án thay
Bên cung cấp gửi danh sách ruột quà cho bạn duyệt. Ba câu nên hỏi: hạn dùng có qua Tết không, món nào có thể thay nếu khan hàng, và nhóm nào không hợp với rượu vang. Với đồ ăn uống, thiệp và tài liệu chỉ ghi theo nhãn nhà sản xuất, không tự thêm công dụng sức khoẻ.
Bốn set dưới là bốn kiểu hộp khác nhau ở tầm ngân sách vừa và thấp, tiện để so khi duyệt ruột quà: Bích Ngọc xanh cổ vịt, Như Ý có quai, Phượng Vũ nắp lật cam in chim phượng trắng, Tân Xuân gọn cho số lượng lớn.
Xem mẫu thật trước khi chạy số lượng
Mockup là hình, mẫu thật mới là hộp. Hãy cầm mẫu thật lên, mở nắp, xách thử quai, nhờ một người ngoài phòng xem cảm giác đầu tiên. Xong thì ký biên bản chốt mẫu, rồi ký hợp đồng và chốt file “đã duyệt in” trước 25/11. Muốn biết hộp thật trông ra sao trước buổi xem mẫu, trang mẫu hộp quà Tết xưởng đã sản xuất có 30 mẫu xưởng đã làm.
Tuần 6–8: danh sách giao, nhận hàng, phát quà, ký nhận
Ba tuần cuối, HCNS lo phần “tới tay người nhận”: chốt file giao hàng và thiệp tên giữa tháng 12, nhận và kiểm đếm hàng đầu tháng 1, rồi phát quà, giao đối tác và lấy ký nhận trước 23 tháng Chạp (30/1/2027). Khâu này sai một dòng là mất một người nhận.
Tuần 6: file giao hàng bản cuối
Trong lúc xưởng sản xuất, bạn hoàn thiện file giao: ai nhận tại văn phòng, ai giao tận nhà, ai giao tỉnh khác. Tên người nhận nếu in lên hộp thì dùng in UV hoặc decal nhũ, lấy thẳng từ file Excel; không ép kim tên từng người. Thiệp có thể ghi tên, lời chúc riêng theo phòng ban.
Đi kèm là thông tin xuất hoá đơn VAT xin từ kế toán, và tên đầu mối nhận hàng có số điện thoại.
Tuần 7: nhận hàng và kiểm đếm
- Đếm theo tem phân loại: hàng nên dán tem theo phòng ban hoặc chi nhánh để chia nhanh.
- Soát tên: mở ngẫu nhiên vài hộp mỗi nhóm, đối chiếu thiệp với file.
- Tách riêng dự phòng: 3–5% quà dự phòng dán nhãn riêng, cất một chỗ.
- Ký biên bản nhận hàng ghi số lượng thực nhận.
Tuần 8: phát quà và lấy ký nhận
Danh sách ký nhận tối thiểu có: tên người nhận, bộ phận hoặc đơn vị, loại set, ngày nhận, chữ ký hoặc ảnh chụp khi giao. Với đối tác ở nhiều nơi, AuraGift giao theo file Excel nhiều địa chỉ, có gọi hẹn và kèm danh sách ký nhận. Công ty có nhiều ca làm việc thì phát theo ca, đừng dồn một buổi.
Cuối tuần 8, gom thành một bộ hồ sơ: tờ trình đã duyệt, hợp đồng, hoá đơn, biên bản nhận hàng, danh sách ký nhận. Năm sau, người lo quà Tết (có thể vẫn là bạn) sẽ cảm ơn bộ hồ sơ này.
Checklist quà Tết tải về: file gồm những gì?
Một checklist quà Tết cho HCNS nên là file Excel gồm 4 sheet: việc theo tuần, danh sách người nhận, theo dõi duyệt, và danh sách ký nhận. Mỗi dòng có người phụ trách, hạn chót và cột “xong”. Bạn có thể tự dựng từ bảng dưới trong 15 phút.
| Sheet | Cột nên có | Dùng để |
|---|---|---|
| Việc theo tuần | Tuần, việc, người phụ trách, hạn, trạng thái, ghi chú | Báo cáo sếp mỗi thứ Hai |
| Người nhận | Nhóm, họ tên, xưng hô, đơn vị, địa chỉ, điện thoại, loại set, người trao | Báo giá, in thiệp, giao hàng |
| Theo dõi duyệt | Hạng mục (ngân sách, mockup, ruột quà, mẫu thật, hợp đồng), ngày gửi, người duyệt, ngày duyệt | Biết đang kẹt ở ai |
| Ký nhận | Tên, bộ phận, loại set, ngày nhận, chữ ký hoặc ảnh | Đối chiếu và nộp kế toán |
20 việc không được sót
- Hỏi sếp 3 câu: tặng ai, bao nhiêu, ngày nào.
- Gửi email xác nhận lại 3 câu trả lời.
- Viết tờ trình một trang, hai phương án.
- Được duyệt ngân sách.
- Tạo file danh sách chung, giao sheet cho từng phòng.
- Hỏi riêng nhóm thời vụ, thử việc, cộng tác viên.
- Thu file logo vector và mã màu.
- Gửi yêu cầu báo giá kèm số lượng, ngân sách, ngày cần nhận.
- Chỉ định một người duyệt cuối.
- Nhận mockup, gom góp ý một lần.
- Duyệt danh sách ruột quà, hỏi hạn dùng.
- Xem mẫu thật, ký biên bản chốt mẫu.
- Cộng 3–5% quà dự phòng vào số lượng.
- Ký hợp đồng, chốt thiết kế trước 25/11/2026.
- Chốt nội dung thiệp, tên in trên hộp.
- Xin thông tin xuất hoá đơn từ kế toán.
- Hoàn thiện file giao hàng, đầu mối nhận.
- Nhận hàng, kiểm đếm, soát tên.
- Phát quà, giao đối tác, lấy ký nhận.
- Gom hồ sơ cho kế toán và lưu cho năm sau.
Bạn gửi yêu cầu báo giá kèm file danh sách đã chia nhóm là bên tư vấn đề xuất được phương án sát nhất ngay lần đầu.
Nhận việc muộn thì dồn lịch thế nào?
Nếu HCNS nhận việc quà Tết vào giữa tháng 12, vẫn có thể làm hộp in logo riêng khi chốt thiết kế trong khoảng 10–15/12/2026. Muộn hơn mốc này, cách an toàn là dùng hộp mẫu có sẵn, gắn tem, đai hoặc decal logo, làm trong khoảng một tuần.
Dồn 5 tuần đầu vào 1–2 tuần
Làm song song thay vì tuần tự: sáng xin ngân sách, chiều gửi yêu cầu báo giá với số lượng dự kiến. Danh sách chưa đủ tên vẫn gửi được, con số dự kiến là đủ để bên cung cấp làm mockup. Họp duyệt mockup một buổi, có mặt người duyệt cuối.
Biết khi nào nên đổi phương án
Sang tuần thứ ba của tháng 12 mà mockup vẫn chưa chốt, hãy báo sếp sớm và đề xuất hộp mẫu gắn logo. Báo sớm một tuần luôn dễ nghe hơn báo trễ một ngày. Các mốc chi tiết theo lịch xưởng có trong bài lịch đặt quà Tết 2027.
Quà khai xuân thì sao?
Xưởng nghỉ Tết và mở lại mùng 6 (11/2/2027). Nếu công ty có lì xì khai xuân hay quà hội nghị đầu năm, hãy chốt cùng lúc với quà Tết, đừng để qua Tết mới đặt.
Lỗi HCNS lần đầu hay mắc và cách tránh
Lỗi HCNS lần đầu hay mắc nhất là chờ danh sách đủ mới xin báo giá, để nhiều người cùng duyệt mockup, quên quà dự phòng, chỉ xem ảnh mà không xem mẫu thật, và không giữ ký nhận. Mỗi lỗi đều có cách tránh đơn giản nếu biết trước.
| Người mới hay làm | Hậu quả | Cách làm đỡ rủi ro |
|---|---|---|
| Chờ đủ danh sách mới xin báo giá | Mất 2–3 tuần, lỡ mốc 25/11 | Gửi số lượng dự kiến, chốt số cuối ở tuần 5 |
| Ai cũng góp ý mockup | Mockup đi nhiều vòng, mỗi vòng thêm vài ngày | Một người duyệt cuối, góp ý gộp một email |
| Đặt đúng số người | Thiếu quà cho người mới vào, khách phát sinh | Cộng 3–5% dự phòng |
| Chốt theo ảnh | Hộp thật khác cảm giác trên màn hình | Xem mẫu thật trước khi chạy số lượng |
| Mỗi phòng giữ một file | Trùng tên, sót người, sai địa chỉ | Một file chung, một người sửa cột chốt |
| Phát quà không ký nhận | Không đối chiếu được, kế toán thiếu chứng từ | Danh sách ký nhận in sẵn theo phòng |
Lỗi nhỏ nhưng dễ bị sếp nhắc
- Sai tên, sai chức danh đối tác: đối chiếu với danh thiếp hoặc email của họ, không gõ theo trí nhớ.
- Quên nhóm “ít ai nhớ”: bảo vệ, tạp vụ thuê ngoài, lái xe. Hỏi sếp có tặng không, rồi ghi vào tờ trình.
- Không hỏi quy định nhận quà của đối tác: một số đơn vị có giới hạn riêng, hỏi đầu mối bên họ trước khi chọn mức.
Một mẹo cuối: trước khi phát, in thử và soát khoảng 10 hộp đầu có tên. Sai một tên ở hộp thứ 10 dễ sửa hơn nhiều so với phát hiện ở hộp thứ 300. Nếu vẫn phân vân mức quà cho nhân viên, bài set quà 300k – 600k có sẵn các mẫu để so.
Câu hỏi thường gặp
HCNS nên bắt đầu chuẩn bị quà Tết từ khi nào?
Nên bắt đầu từ khoảng giữa tháng 10/2026. Cần khoảng 5 tuần để xin ngân sách, chốt danh sách, duyệt mockup và mẫu thật, rồi chốt thiết kế trước 25/11/2026. Hộp in logo riêng cần thêm khoảng 30 ngày sản xuất.
Kế hoạch quà Tết công ty gồm những mục nào?
Kế hoạch gồm mục đích, nhóm người nhận và số lượng, ngân sách từng nhóm, hình thức quà, tiến độ theo tuần, đơn vị cung cấp, người phụ trách và cách phát quà, ký nhận. Tờ trình một trang với 7 ý ở trên là bản rút gọn để trình sếp.
Chưa có danh sách chính xác thì có xin báo giá được không?
Được. Số lượng dự kiến theo từng nhóm là đủ để nhận đề xuất và mockup. Số lượng cuối cùng, cộng 3–5% dự phòng, chốt ở tuần ký hợp đồng.
Đặt ít thì có in logo riêng được không?
AuraGift nhận đơn từ khoảng 50 set, phổ biến 50–2.000 set. Đơn nhỏ khoảng 30 set vẫn làm được hộp in logo riêng.
Có cần làm quyết định tặng quà Tết cho nhân viên không?
Nhiều công ty có quyết định hoặc thông báo tặng quà để làm căn cứ hạch toán, nhưng cách làm tuỳ quy chế từng nơi. Bạn nên hỏi kế toán công ty mình. Về phía mua hàng, AuraGift ký hợp đồng và xuất hoá đơn VAT.
Có giao quà về nhiều địa chỉ khác nhau được không?
Được. Bạn gửi file Excel danh sách, từng set đóng gói theo địa chỉ, giao trong khoảng 1–5 ngày tuỳ khu vực, có gọi hẹn và kèm danh sách ký nhận.
Gợi ý thêm cho nhóm đặc biệt: nếu công ty có khách VIP, quà khai xuân hay buổi tất niên riêng, ba set dưới là điểm bắt đầu để bạn đưa vào phương án nâng cấp của tờ trình.
Kết luận
HCNS lần đầu chuẩn bị quà Tết không cần biết làm hộp. Bạn cần một lịch 8 tuần, một file danh sách chung, một tờ trình có hai phương án và một người duyệt cuối. Năm tuần đầu để chốt mọi quyết định trước 25/11/2026, ba tuần sau để quà tới đúng tay, đủ chữ ký.
Sếp không nhớ bạn chọn hộp màu gì. Sếp nhớ năm đó quà Tết về đúng ngày, không ai bị sót.
Gửi logo, số lượng dự kiến từng nhóm và ngân sách, nhận 2–3 phương án set quà cùng mockup hộp in logo để đưa thẳng vào tờ trình gửi sếp.