Quà kỷ niệm thành lập công ty, sự kiện, hội nghị: gợi ý set quà

Quà kỷ niệm thành lập công ty, quà hội nghị khách hàng hay quà ra mắt sản phẩm đều có chung một nhiệm vụ: để người nhận còn nhớ sự kiện và thương hiệu khi chương trình đã tắt đèn. Cái khó là sự kiện nào cũng có hàng chục việc phải lo cùng lúc, từ địa điểm, sân khấu đến khách mời, nên quà tặng hay bị để đến cuối, đến lúc không còn đủ thời gian làm hộp in logo cho ra dáng. Bạn đã xem các set ở trên, phần dưới đây giúp bạn chọn quà theo từng loại sự kiện, gắn quà với câu chuyện của chương trình và lên lịch đặt tính ngược từ ngày tổ chức.

Quà sự kiện khác gì quà lễ Tết?

Quà Tết, quà Trung Thu là quà “theo mùa”: ai cũng tặng, người nhận có quà từ nhiều nơi. Quà sự kiện thì chỉ công ty bạn có, gắn với một ngày cụ thể và một câu chuyện cụ thể. Đó là lợi thế lớn, nhưng chỉ phát huy khi món quà kể được câu chuyện đó.

• Kỷ niệm thành lập: kể về chặng đường, con số năm, những người đã đồng hành.
• Hội nghị khách hàng, hội thảo: kể về chủ đề chương trình, lời cảm ơn khách đã dành thời gian.
• Ra mắt sản phẩm: kể về sản phẩm mới, đôi khi chính sản phẩm nằm trong hộp quà.
• Khai trương chi nhánh, lễ ký kết: kể về cột mốc mở rộng và mối quan hệ với đối tác.

Vì thế, ruột quà nên là món dùng lâu dài: sổ tay, bình giữ nhiệt, bộ ấm chén, để logo và dấu mốc còn nằm trên bàn làm việc của khách nhiều tháng sau sự kiện.

Gợi ý set quà kỷ niệm, sự kiện theo ngân sách

Ba mức dưới đây là khung theo ngân sách người mua; con số cụ thể tuỳ số lượng khách, kiểu hộp và ruột quà.

Dưới 300.000đ/set: Set “Dấu Ấn”

• Kiểu hộp: hộp nắp rời, in logo và dòng chữ sự kiện, ví dụ “10 năm hành trình”.
• Ruột quà gợi ý: sổ tay, bút ký, túi vải in logo, trà túi lọc.
• Phù hợp: khách mời hội thảo, người tham dự số lượng lớn.

300.000–600.000đ/set: Set “Vươn Xa”

• Kiểu hộp: hộp nắp nam châm, lót định hình theo từng món.
• Ruột quà gợi ý: bình giữ nhiệt khắc logo, sổ bìa da, hộp trà, hũ hạt.
• Phù hợp: nhân viên dịp kỷ niệm thành lập, khách hàng dự hội nghị.

Trên 600.000đ/set: Set “Hành Trình Vàng”

• Kiểu hộp: hộp 2 cánh hoặc hộp ngăn kéo, ép kim số năm và logo, lót nhung.
• Ruột quà gợi ý: bộ ấm chén, trà thượng hạng, bút ký cao cấp, sổ da, sách ảnh kỷ niệm của công ty.
• Phù hợp: cổ đông, đối tác chiến lược, khách mời VIP buổi ra mắt.

Tham khảo thêm các kiểu hộp trong bộ sưu tập set quà và gợi ý theo mối quan hệ ở trang quà tặng đối tác.

Quà kỷ niệm thành lập công ty: tặng ai, tặng gì?

Lễ kỷ niệm thành lập thường có ba nhóm khách, mỗi nhóm cần một kiểu quà.

Nhân viên

Quà nên tạo cảm giác được ghi nhận. Cùng một mẫu hộp cho toàn công ty, thêm thiệp in tên và số năm gắn bó của từng người. Nhân viên gắn bó lâu năm có thể nhận set cao hơn, trao trên sân khấu.

Khách hàng

Quà không cần đắt, nhưng nên hữu ích, dùng hằng ngày: bình giữ nhiệt, sổ tay, hộp trà. Thiệp nói lời cảm ơn đã tin chọn công ty trong chặng đường vừa qua.

Đối tác, cổ đông

Quà nên trang trọng: hộp 2 cánh hoặc ngăn kéo, bộ ấm chén, sách ảnh kỷ niệm, thư tay của lãnh đạo. Bài quà tặng kỷ niệm thành lập công ty có thêm ý tưởng chi tiết cho từng nhóm.

Quà hội nghị và ra mắt sản phẩm: làm sao để khách nhớ?

Khách dự hội nghị thường nhận túi tài liệu, móc khoá, bút bi, rồi để quên trên ghế. Không phải vì quà xấu, nhưng vì quá nhiều món lặt vặt. Vậy nên muốn quà được mang về, hãy nghĩ theo hướng ngược lại: ít món, món nào cũng dùng được.

• Hộp có quai: khách cầm theo dễ, không phải kẹp nách giữa lúc giao lưu.
• Lót định hình vừa sản phẩm: với buổi ra mắt, đặt chính sản phẩm mới hoặc mẫu thử vào lót, hộp trở thành bao bì trình diễn.
• Câu giới thiệu ngắn: một thẻ nhỏ vài dòng về sản phẩm, tránh nhồi thông số.
• Mã QR trên thiệp: dẫn về trang sản phẩm hoặc album ảnh sự kiện, giữ kết nối sau chương trình.

Nếu sự kiện rơi vào đầu năm, xem thêm gợi ý ở trang quà khai xuân, hội nghị đầu năm.

Thiết kế hộp theo nhận diện sự kiện

Quà sự kiện đẹp nhất khi hộp, backdrop, thiệp mời và ấn phẩm cùng một ngôn ngữ. Bạn gửi key visual cho AuraGift cùng lúc với đơn vị tổ chức sự kiện, bản mockup hộp sẽ bám theo màu và hoạ tiết đó.

• Màu sắc: theo bộ nhận diện thương hiệu hoặc key visual; kỷ niệm thành lập hay dùng thêm vàng kim.
• Dấu mốc: ép kim số năm hoặc tên chương trình ở vị trí chính, logo nhỏ hơn.
• Lót và ngăn: tính theo ruột quà thực tế; món nặng như bình giữ nhiệt cần bìa dày hơn.

Hộp làm tại xưởng riêng, khép kín từ in 4 màu, cán màng, bế đến ép kim, nên màu giấy, vị trí ép kim và kích thước lót được chỉnh ngay trong vòng mockup. Bài in logo lên hộp quà giải thích kỹ các kiểu in, ép kim để bạn chọn.

Cách trao quà tại sự kiện

• Hội nghị, hội thảo: phát lúc check-in nếu quà nhỏ; phát lúc ra về nếu hộp lớn, để khách không phải cầm suốt buổi.
• Kỷ niệm thành lập: quà nhân viên trao trong buổi lễ để tạo không khí; quà cho người gắn bó lâu năm trao trên sân khấu.
• Khách mời vắng mặt: chuẩn bị sẵn danh sách để gửi quà tới tận văn phòng sau sự kiện.
• Dự phòng: đặt dư khoảng 5–10% số khách dự kiến cho khách mời phát sinh.
• Bàn quà: cử một người phụ trách đối chiếu danh sách, tránh phát trùng hoặc sót.

Lịch đặt hàng quà sự kiện

Hộp in logo riêng sản xuất khoảng 30 ngày tính từ khi chốt thiết kế, cộng mockup 3–7 ngày, đóng gói 3–7 ngày và giao 1–5 ngày. Lịch tham khảo tính ngược từ ngày sự kiện (N):

Nếu sự kiện rơi vào mùa cao điểm như Trung Thu hay cuối năm, bạn nên cộng thêm 1–2 tuần. Công ty tổ chức kỷ niệm kèm đón nhân sự mới có thể làm chung khuôn hộp với welcome kit nhân viên.

Sai lầm hay gặp khi chuẩn bị quà sự kiện

• Để quà đến cuối danh sách việc: khi nhớ ra thì chỉ còn vài tuần, không đủ làm hộp in riêng.
• Chốt số lượng quá sát: khách đăng ký thêm vào phút cuối là chuyện thường.
• Logo quá to, câu chuyện quá mờ: hộp trông như vật phẩm quảng cáo, khách không muốn giữ.
• Không hỏi địa điểm về giờ nhận hàng: nhiều khách sạn, hội trường chỉ nhận hàng theo khung giờ riêng.

Câu hỏi thường gặp

Có làm lót hộp vừa với sản phẩm mới của công ty không?

Có. Bạn gửi kích thước hoặc mẫu sản phẩm, lót định hình sẽ được tính theo đúng kích thước đó trong bản mockup.

Sự kiện gấp dưới 30 ngày thì sao?

Hộp in logo riêng cần khoảng 30 ngày sản xuất, nên với sự kiện gấp, bạn nên liên hệ sớm để AuraGift báo phương án và mốc giao thực tế trước khi chốt.

Có giao quà thẳng tới hội trường, khách sạn tổ chức không?

Có. Quà được giao đến địa điểm tổ chức hoặc nhiều địa chỉ theo danh sách, kèm hoá đơn VAT cho doanh nghiệp.

Có in tên từng khách mời lên thiệp không?

Có. Bạn gửi danh sách Excel, thiệp được in tên từng người và đặt vào đúng hộp trước khi giao.

Có làm nhiều mức quà khác nhau trong cùng một sự kiện được không?

Được. Cách hay dùng là giữ chung một kiểu hộp và màu, chỉ khác ruột quà hoặc kích thước, để hình ảnh sự kiện vẫn thống nhất.

Quà kỷ niệm có nên in năm thành lập lên hộp không?

Nên, nếu hộp dùng riêng cho dịp đó. Nếu muốn dùng lại cho các sự kiện sau, hãy để số năm trên thiệp thay vì ép lên nắp.

Kết luận

Quà kỷ niệm thành lập công ty hay quà sự kiện đáng tiền nhất khi nó kể được câu chuyện của chính chương trình và ở lại trên bàn khách thật lâu. Gửi key visual sớm, chốt thiết kế trước ngày tổ chức 45–50 ngày, dư 5–10% số lượng. Sự kiện chỉ diễn ra một ngày, món quà tốt thì ở lại cả năm.